Еисенховер-ова матрица одлука: Како разликовати хитне и важне задатке и постићи стварни напредак у свом животу

{h1}

Да ли вам се понекад чини да све време проводите управљајући кризама? Да је ваш живот у основи проведен гасећи једну пословичну ватру за другом?


На крају дана, да ли се осећате потпуно исцрпљено и истрошено енергијом, а опет не можете да укажете на било шта што сте постигли од стварног значаја?

Да?


Онда ти, пријатељу, вероватно бркаш хитно са важним.

Већ смо разговарали о многим лекције из лидерства које се могу добити из живота Двигхта Д. Еисенховера. Данас ћемо разговарати о још једном - принципу који га је водио кроз целокупну, изузетно успешну каријеру генерала и председника:


„Оно што је важно ретко је хитно, а оно што је хитно ретко је важно.“



Испод ћемо размотрити разлику коју је Ол ’Ике направио између те две веома различите ствари и истражићемо како вам разумевање„ принципа одлуке Еисенховер-а “може помоћи да постанете човек какав желите да будете.


Разлика између хитног и важног

Хитно значи да задатак захтева тренутну пажњу. То су обавезе које узвикују „Одмах!“ Хитни задаци нас стављају у реактиван начин, који је обележен дефанзивним, негативним, ужурбаним и уско фокусираним начином размишљања.

Важно задаци су ствари које доприносе нашој дугорочној мисији, вредностима и циљевима. Понекад су и важни задаци хитни, али обично нису. Када се фокусирамо на важне активности, делујемо у а одзиван начин који нам помаже да останемо мирни, рационални и отворени за нове могућности.


То је прилично интуитивна разлика, али већина нас често упада у замку верујући да су и све хитне активности такође важне. Ова склоност вероватно има корене у нашој еволуционој историји; наши преци су се више концентрисали на краткорочне бриге него на дугорочну стратегију, јер нагињање непосредним подражајима (попут пуњења сабљастих мачака) може значити разлику између живота и смрти.

Савремене технологије (24-часовне вести, Твиттер, Фацебоок, размена текстуалних порука) које нас непрестано засипају информацијама само су појачале овај дубоко усађени начин размишљања. Наша технологија за стварање подстицаја третира све информације као подједнако хитне и хитне. Тверк-врата Мајли Сајрус добијају исту тежину као и важне расправе о политикама Д.Ц.


Ми смо, како тврди аутор Доуглас Русхкофф, доживљава „садашњи шок“ - стање у којем „живимо континуирано, увек у току„ сада “и губимо осећај за дугорочно приповедање и режију. У таквом стању лако је изгубити из вида разлику између истински важног и само хитног.

Последице овог приоритетног слепила су и личне и друштвене. У свом животу патимо од изгарања и стагнације, а на ширем нивоу наша култура није у стању да реши истински важне проблеме нашег времена.


Еисенховер-ова матрица одлучивања

Пословни мислилац Степхен Цовеи популаризовао је Еисенховеров принцип одлучивања у својој књизи, 7 навика високо ефикасних људи. У тој књизи Цовеи је створио матрицу одлука како би помогао појединцима да направе разлику између онога што је важно и небитно и онога што је хитно и хитно. Матрица се састоји од квадрата подељеног у четири оквира или квадранта, који су тако означени: 1) Хитно / важно, 2) Није хитно / важно, 3) Хитно / није важно и 4) Није хитно / није важно:

Еисенховер-ова матрица одлуке хитно важна.

У наставку детаљно описујемо сваки квадрант и објашњавамо у којем бисмо требали провести већину свог времена ако желимо бити најбољи и искористити свој живот.

Квадрант 1: Хитни и важни задаци

Задаци квадранта 1 су и хитни и важни. То су задаци који захтевају нашу непосредну пажњу, а такође раде на испуњавању наших дугорочних циљева и мисија у животу.

Задаци квадранта 1 обично се састоје од криза, проблема или рокова.

Ево неколико конкретних примера хитних и важних задатака:

  • Одређени имејлови (може бити понуда за посао, е-пошта за нову пословну прилику која захтева тренутну акцију итд.)
  • Рок за рад на семинарском раду
  • Порески рок
  • Жена у хитној
  • Мотор аутомобила се гаси
  • Кућне обавезе
  • Имате срчани удар и завршите у болници
  • Позвали сте директора вашег детета и рекли да морате да дођете на састанак о његовом понашању

Уз мало планирања и организације, многи задаци К1 могу се учинити ефикаснијим или чак потпуно елиминисати. На пример, уместо да чекате до последњег тренутка да бисте радили на семинарском раду (претварајући га тако у хитан задатак), можете да распоредите време тако да завршите са радом недељу дана унапред. Или уместо да чекате да се нешто у вашој кући распадне и треба поправити, можете следити распоред редовног одржавања.

Иако никада нећемо моћи у потпуности да елиминишемо хитне и важне задатке, можемо их значајно смањити уз мало проактивности и проводећи више времена у квадранту 2.

Што нас наравно доводи до ...

Квадрант 2: Не хитни, већ важни задаци

Задаци Квадранта 2 су активности које немају временски рок, али вам ипак помажу да постигнете своје важне личне, школске и радне циљеве, као и да испуните своју укупну мисију као човек.

Задаци К2 су обично усредсређени на јачање односа, планирање будућности и побољшање себе.

Ево неких конкретних примера Не ​​хитних, али важних задатака:

Према Цовеи-у, требало би да тежимо да већи део свог времена потрошимо на активности у К2, јер су они ти који нам пружају трајну срећу, испуњење и успех. Нажалост, постоји неколико кључних изазова који нас спречавају да уложимо довољно времена и енергије у задатке К2:

  • Не знате шта вам је заиста важно. Ако немате појма које су вам вредности и циљеви најважнији, очигледно нећете знати на шта бисте требали трошити време да бисте постигли те циљеве! Уместо тога, прихватићете шта су најхитнији стимулуси и обавезе. Ако се осећате као да вам недостаје животна мисија или нисте сигурни које су ваше основне вредности, топло препоручујем да прочитате наше чланке о томе развијање животног плана добро као дефинишући ваше основне вредности.
  • Присутна пристрасност. Као што смо управо разговарали, сви ми имамо тенденцију да се усредсредимо на оно што је тренутно најнужније. То је наш задати режим. Тешко је мотивисати се за нешто када нам се рок не назире над главом. Полазак са овог резервног положаја заузима снага воље и самодисциплина - особине које не долазе природно и морају се активно култивисати и изражавати.

С обзиром на то да нам К2 активности не захтевају пажњу, обично их заувек држимо на леђима свог живота и кажемо себи: „Доћи ћу до тих ствари„ једног дана “након што се побринем за ове хитне ствари.“ Чак одлажемо са откривањем онога што је најважније у животу, што наравно само наставља циклус у којем су све о којима се икада бринемо најхитније на нашој листи.

Али „једног дана“ никада неће доћи; ако чекате да урадите важне ствари док се ваш распоред мало не рашчисти, верујте ми кад кажем да неће. Увек ћете се осећати подједнако заузето као сада, а ако ишта друго, живот постаје све занимљивији како старете (бар док не одете у пензију).

Да бисмо превазишли своју инхерентну пристрасност садашњости која нас спречава да се усредсредимо на активности Квадранта 2, морамо живети свој живот намерно и проактивно. Не можете да водите свој живот у подразумеваном режиму. Морате свесно да одлучите: „Направићу време да ове ствари дођу до пакла или воде.“

Квадрант 3: Хитни и неважни задаци

Задаци Квадранта 3 су активности које захтевају нашу пажњу сада (хитно), али нам не помажу да постигнемо циљеве или испунимо мисију (није важно). Већина К3 задатака су прекиди других људи и често укључују помагање њима да испуне своје циљеве и испуне своје приоритете.

Ево неколико конкретних примера активности Квадранта 3:

  • Телефонски позиви
  • Текстуалне поруке
  • Већина е-адреса (неке е-адресе могу бити хитне и важне)
  • Сарадник који долази током вашег радног времена код вашег стола и затражи услугу
  • Захтев од бившег запосленог да у његово име напише писмо препоруке (вероватно му је важно, али признајмо, вероватно вам није толико важно)
  • Мама ненајављено улази и жели вашу помоћ око задатка

Према Цовеи-у, многи људи проводе већину свог времена на К3 задацима, све време мислећи да раде у К1. Будући да К3 задаци помажу другима, дефинитивно осетити важно. Уз то, они су такође опипљиви задаци чије завршавање пружа осећај задовољства који долази проверавањем нечега са списка.

Али иако задаци К3 могу бити важни другима, они нису важни ти. Они нису нужно лоши, али их треба уравнотежити са вашим К2 активностима. У супротном ћете завршити Осећај као да свакодневно пуно радите, а на крају схватате да заправо не напредујете у својим дугорочним циљевима. То је рецепт за личну фрустрацију и незадовољство према другим људима.

Мушкарци који већину свог времена проводе радећи на хитним, али не и важним задацима, често пате од „синдрома лепог момка“ и желе стално да угађају другима на штету властите среће.

Ако сте то ви, решење је једноставно: Постаните асертивнији и почните чврсто (али учтиво) реци не већини захтева.

Квадрант 4: Не хитни и неважни задаци

Активности квадранта 4 нису хитне и нису важне. Они су оно што ја волим да називам „зафркавањем“. К4 активности нису преситне нити вам помажу да постигнете дугорочне циљеве или испуните своју мисију као човек. Они су пре свега дистракције.

Конкретни примери хитних и неважних задатака укључују:

  • Гледати телевизор
  • Безумно сурфујући мрежом
  • Играти видео игре
  • Померање кроз Фацебоок, Твиттер, Инстаграм
  • Коцкање
  • Куповина

Мислим да ако би већина нас извршила временску ревизију на себи, открили бисмо да трошимо превелико време на К4 активности. Сигуран сам да већина нас има оне тренутке „Губим свој живот“ након што смо сатима сурфовали Интернетом и схватамо да смо то време могли искористити за постизање својих оплемењујућих животних циљева. Не? То сам само ја? Данг.

Као прагматичар, мислим да не морате потпуно да елиминишете К4 активности из свог живота. После посебно ужурбаног и ужурбаног дана, насумично прегледавање Интернета или гледање омиљене ТВ емисије у трајању од пола сата је управо оно што мој мозак треба да декомпримује.

Уместо да намеравате да се потпуно ослободите задатака који нису хитни и нису битни, покушајте да на њих потрошите само врло ограничену количину времена. Добар циљ је 5% будних сати.

Буди као Ике; Проведите више времена на важним задацима

У нашем садашњем свету шока, способност филтрирања сигнала од шума или разликовања између хитног и истински важног је суштинска вештина коју треба имати.

Мој изазов за вас ове недеље је да примените Еисенховер-ову матрицу одлука на што више аспеката свог живота. Кад се суочите са одлуком, зауставите се и запитајте се: „Да ли то радим зато што је важно или радим зато што је само хитно?“

Обећавам, док проводите већину свог времена радећи на Не хитним, већ важним задацима, осетићете обновљени осећај смирености, контроле и смирености у свом животу. Осетићете се као да стварно напредујете. Улажући своје време у активности планирања / организовања К2, можете спречити и елиминисати многе кризе и проблеме К1, уравнотежити захтеве К3 са сопственим потребама и заиста уживати у вег-оут-има К4, знајући да сте остало зарадио. Ако вам задаци за К2 постану главни приоритет, без обзира на хитне случајеве, сметње или крајњи рок који вас погоди, имат ћете менталне, емоционалне и физичке способности да позитивно одговоре, уместо да реагујете одбрамбено.

Алати који ће вам помоћи

Да бисмо вам помогли да примените Еисенховер-ову матрицу одлука, предлажемо да погледате следеће алате.

Еисенховер Апп. Ово је апликација за иПхоне која вам омогућава да лако организујете свој задатак у складу са Еисенховер-овом матрицом одлука. Имао сам прилику да се мало поиграм с тим и свидело ми се оно што сам видео. Нисам успео да пронађем ништа слично за Андроид.

Преузмите радни лист Еисенховер-ове одлуке о матрици. Направио сам заносни мали ПДФ Еисенховер-ове матрице одлука доступан за бесплатно преузимање. Одштампајте један вечерас и одвојите 30 минута за лично размишљање. Направите листу задатака на којима проводите већину свог времена и доделите их одговарајућем квадранту у матрици. То ће вам дати приближну представу да ли трошите време на активности које су заправо важне.

Након што то учините, размислите о начинима на које можете смањити количину времена које трошите на задатке К1, К3 и К4 и повећати количину времена које трошите на активности К2.