Завршите више праћењем свог времена

{h1}


Број стратегија продуктивности је небројен. Свакодневно се на мрежи објави на десетине, а можда и стотине чланака о томе како се више ради, како на послу, тако и у животу уопште. То може бити надмоћно. Да проводим време читајући све те нове чланке и књиге, не бих имао времена да урадим оно што је заправо вредно и важно. Дакле, ако се осећате преплављено - као да немате довољно времена или као да бисте требали више радити - где је најбоље место за почетак?

Па, зашто не у фондацији?


Да бисте знали како да будете продуктивнији, прво морате тачно да знате како трошите своје минуте и сате у дану. Кажете да треба да се више бавите или да немате довољно времена за све, али кад заправо пратите своје време, схватите да проводите 60 минута дневно на Фејсбуку. Отада се лек чини прилично очигледним.

Укључио сам се у овај експеримент праћења времена и након месец дана рада искрено верујем да ће мој ниво продуктивности бити трајно повећан. Угасила се сијалица о томе како трошим време и шта да радим да бих га боље искористио.


Ако сте у врло структурираном окружењу где вам дан углавном одређују састанци - рецимо као лекар или адвокат - ова активност можда неће бити од велике помоћи за ваше радно време. Али ако осећате да вам се ноћи и викенди непрестано провлаче у измаглици Нетфлика и сурфовања на мрежи и нису толико поучни, забавни и / или обогаћујући колико бисте желели, можете применити исте принципе управљања временом на узимајући више од свог слободног времена.



Да бисте преузели контролу над својим сатима, уместо да их они контролишу и осећате се изгубљено на крају дана, пратите своје време. У наставку ћу вас провести кроз предности и специфичне алате које ћете користити за провођење овог експеримента и започињање извлачења више из живота.


Желите да се снађете на време? Третирајте га као храну

Један од разлога због којих је управљање временом толико тешко је то што је и само време тако магловито. Не можете то видети; апстрактно је; чак и научници још увек покушавају да открију његову природу!

Да бисте на време боље схватили, препоручујем да о томе размишљате као о нешто конкретнијем: о храни. Склоност растројености је попут жудње за нездравом храном. Недостатак продуктивности је попут ношења сувишних килограма око струка. А решење? Праћење времена, тј. Вођење дневника хране.


Више студија током година потврдило је да је вођење дневника хране током неколико недеља или чак месеци један од најсигурнијих начина мршављења. Заправо, оригинална студија из 2008 показали су да су они који су водили евиденцију - било папирну или дигиталну или чак фотографску - онога што су јели током читавог дана, изгубили два пута тежине колико и они који нису.

Зашто је праћење хране тако ефикасно?


Пре свега, једноставна свест о томе шта неко једе може бити шок за оне који имају прекомерну тежину. Чини се да безумна грицкалица или редовно наручивање десерта не чине много ... све док не документујете сваки залогај хране који вам прелази преко усана.

Ту је и суштинска одговорност која долази са вођењем дневника о храни. Кад мазнете Вхоппера на путу до куће и одбаците доказе пре него што уђете на врата, тај чин ефикасно нестаје из ваше свести. Једном када напишете онај Вхоппер, то постаје стварно. То се десило. Морате то интерно да признате.


Свест и здрав осећај срама и одговорности додају чињеницу да власници дневника хране мршаве много ефикасније од оних који то не чине.

Исте тачне користи и образложења важе и за вођење евиденције о томе како неко проводи своје сате и минуте. Дакле, ако желите да почнете да видите трбушњаке са продуктивношћу, почните да пратите своје време.

Желите ли да учините више? Предности праћења вашег времена

Праћење времена није баш секси начин повећања ваше продуктивности. Уместо сјајне нове апликације (или сјајног новог паметног телефона), она захтева прецизно праћење ваших минута и сати током дана током неколико недеља или чак месеци. То је, иронично, и дуготрајан задатак; али ова инвестиција унапред убире дивиденде у годинама и деценијама које долазе.

Хајде да прво уђемо у неке специфичне предности праћења вашег времена на продуктивност, а затим идемо на најбоље начине како то заправо учинити.

1. Изграђује основу за друге методологије продуктивности

„Без да постанете свесни како тренутно проводите време, тешко је размислити о томе понашате ли се на начин који се подудара са вашим вредностима и задацима са највећим утицајем. Вођење дневника времена је одличан начин да пронађете почетну тачку, основни ниво. “ –Цхрис Баилеи, Пројекат продуктивности

Не бисте заронили у програм тренинга снаге без претходног успостављања полазних црта за оно што можете да подигнете. Исто би требало да важи и када покушавате да успоставите нове рутине како бисте постигли више. Ако немате тачну слику о томе како трошите своје време и шта сте с тим завршили, како можете да успоставите реалне циљеве и временске рокове за њихово постизање?

Да се ​​послужимо примером одозго, ако не схватате да проводите 60 минута дневно на Фејсбуку, како уопште можете знати да треба да предузмете кораке за ублажавање потрошње на друштвеним мрежама? Ако не пратите своје радно време, можда вам то чак ни не уђе у свест, а можда бисте једноставно помислили да вам је потребан нови систем листе обавеза. У стварности треба да блокирате Фацебоок.

Записивање времена вам омогућава да се усредсредите на успостављање метода продуктивности које се стварно односе на ваш стварни живот у односу на оно што мислите да треба да урадите.

Откако, на пример, пратим своје време, схватио сам да ако мој дан није добро испланиран са најмање 3 важна задатка која морам обавити, на крају губим више времена јер само некако лебдим около покушавајући да схватим шта треба да радим, а ја неизбежно покушавам да радим више задатака. Кад, међутим, планирам унапред, посебно када је дан раније, могу да скочим у јутро са пуном главом и не губим време само покушавајући да схватим шта ми је на дневном реду. Без евидентирања времена нисам сигуран да бих схватио да је првих 20-30 минута мог дана углавном било неефикасно због непостојања конкретног плана.

2. Схватићете да сте преценили колико дуго одређене ствари трају ...

Чини се да се сви ових дана осећају као да су стално заузети.

Али шта ако је ваша заузетост више била проблем перцепције, а не стварности?

Један од примарних разлога због којих можда мислите да немате довољно времена за све је тај што вероватно погрешно процењујете колико времена одређеним задацима заправо треба и колико времена заиста трошите на њих. Аутор Лаура Вандеркам пише о овом феномену:

„Склони смо прекомерном или потцењивању ствари на основу друштвено пожељних перцепција или тренутних емоција. На пример, мало нас воли рутинске аспекте кућних послова или администрације у домаћинству. Пражњење машине за прање посуђа или плаћање рачуна не одузима пуно времена, али осећамо се као да увек радимо ове послове. Дакле, ако нас неко пита колико времена трошимо на такве ствари, прецењујемо - отприлике отприлике 100 посто и за мушкарце и за жене - у поређењу са стварним бројевима забележеним у временским дневницима. “

Када је реч о прецењеном делу једначине, негативан ефекат је тај што се осећате заузетији него што јесте. Када погледате свој распоред, надувате колико ће времена требати одређеним задацима, осећате се вештачки преплављени и обесхрабрујете се да покушавате да радите на одређеним циљевима или започнете одређени хоби. Осим тога, можда чак и потрошите више времена на активност него што вам заправо треба, како би се њено трајање поклапало са вашом унапред створеном проценом; посао испуњава време, како кажу.

Пре неколико месеци могао бих да кажем да ће ме моји свакодневни и недељни задаци одржавања за посао (ситнице које не одузимају много времена или напора или додају велику вредност у дну, али их треба учинити) одвести 1 -2 сата дневно. Међутим, када сам почео да пратим своје време, схватио сам да ми те ствари заиста требају само сат времена дневно, а понекад и мање од тога (повремено и до 30 минута!). Почео сам мање да се бавим, испуњавајући време за које сам претходно проценио да ће им требати ови задаци, и открио да имам више времена него што сам мислио, што ме је мотивисало да креирам амбициознији дневни ред.

Нису само сви задаци осетити дуготрајан, наравно; неки заправо јесу, а ви у ствари можда немате довољно времена да урадите све ствари које бисте желели. Али велике су шансе да ћете након праћења времена током неколико недеља пронаћи неке задатке за које је потребно мање времена него што сте мислили, да сте оставили неколико добрих сати на столу и да у њих можете уклопити више ствари свој распоред него што сте мислили.

3. ... И потцењивање колико дуго трошите на друге ствари

Сви имамо истих 168 сати током недеље. Како то да се чини да неки људи раде више од других? Да ли проналазе више минута током дана, које се одвајају и доступне су само хиперпродуктивним? Наравно да не!

Они само боље користе залихе златног времена које сви добијамо сваки дан.

Као што често прецењујемо колико ствари трају, подцењујемо и колико времена трошимо на одређене активности.

Наша тенденција да надувамо колико времена захтевају ствари попут кућних послова долази из чињенице да су такви задаци тежи за обављање, а самим тим и истакнутији. Супротно томе, задаци који захтевају мало когнитивних способности, пасивнијих су карактера, обично промичу уз мало најаве.

Баш као што новинари хране не знају нужно све што једу, на пример, већина људи не рачуна сате гледајући у екране. Можда мисле да гледају само сат времена телевизора дневно, али када га заправо прате, испостави се да је три. Мисле да свој телефон проверавају само неколико минута неколико пута дневно, али када зброје све те мале „вирке“, схвате да су провели читав сат размењујући поруке и скролајући Инстаграм.

Постоје пасивне, растрошне активности у којима учествујемо током целог дана, а које би се могле смањити и повратити у боље сврхе. Међутим, не можете знати шта су то, осим ако се активно не прате!

4. Одржава вас одмах одговорним

Као и код вођења дневника са храном, евидентирање вашег времена вас држи одговорним одмах до изгубљеног времена. Када се сат времена бацате по мрежи, а затим се вратите у радни режим, сасвим је могуће да то нико није приметио осим вас, а он је фактички једноставно нестао у етеру (назовимо овај феномен „Време коцка“). Све што имате је ваша кривица, све док то не заборавите и онда сутра потрошите још сат-два.

Ипак, када пратите време, морате да запишете сат времена изгубљеног сурфовања Интернетом. Видите да је забележено и постоји друга врста реакције. Било да пишете или пишете на уређају, „12:00 до 13:00: сурфовање вебом“ пружа већи осећај здравог уверења него једноставно размишљање: „Упс, иде још један сат“. Морате буљити у то изгубљено време право у лице и признати га.

Према мом искуству праћења времена, ово је било много већи мотив него што сам очекивао да ће бити, а претпостављам да ћете и ви то утврдити тачно. На крају, пожелећете да видите дневник испуњен продуктивним активностима - чак и ако продуктиван значи читање или играње са децом. Када губите време и пријавите га, следећег дана бићете инспирисани да имате чист лист и нема изгубљених сати на вашем радном листу.

5. Омогућава вам да додатно оптеретите свод

Понекад када забележите свој радни дан на одређено време, схватите да заправо немате сасвим довољно посла. Губите време јер то имате могућност без стварне штете по посао.

Ако пратите своје време и дођете до закључка да сав посао можете обавити с довољно времена, али заправо се осећате као да сте непродуктивни или да бисте могли узети више, можете одлучите да ставите још мало терета на лук. Ако сте самозапослени или се углавном самостално бавите, ово је лако. Позовите неке потенцијалне клијенте, напишите још постова на блогу, телефонирајте добављачима да бисте договорили ваше цене. Ако нисте самозапослени, питајте свог супервизора да ли постоје пројекти на којима можете радити; прилично је загарантовано да вас неће одбити.

6. Присиљава вас на један задатак, а не на више задатака

Добро је познато да је мултитаскинг ужасан за вашу продуктивност. Читава идеја тога је ионако мит; заправо не радите више ствари одједном, једноставно врло брзо возите бицикл кроз различите активности. Ваш мозак није изграђен да би се хватао у коштац са радом попут хоботнице, па ствари неизбежно пропуштају или се не раде онако како су могле бити.

Када пратите време, свесни сте да се сваки прираштај - било то 15 минута или сат - бележи. То, барем према мом искуству, значи да сваком задатку дајете своје време због једноставне чињенице да желите да га можете тачно пријавити. Ако трошите само неколико минута на разне задатке, ваш дневник ће бити у нереду. Али постоји одређени понос који долази са моћи да се обележе пуни сат или два на једној важној ствари.

Временом ћете схватити да сте повећали способност фокусирања и нећете бити у искушењу да обављате вишеструке задатке и просипате свој важан посао безумним задацима одржавања. Уместо тога, научићете да блокирате 30 или 60 минута дневно овим једноставним задацима и једним махом их склоните са пута.

Како тачно и ефикасно пратити своје време

Сад кад смо открили благодати праћења времена, кренимо у глатку песницу о томе како то заправо учинити како бисмо то максимално искористили. Започећемо са неким свеобухватним принципима, а затим ћемо ући у неколико корисних алата које можете користити.

Постоје три општа кључа за максимално искоришћавање праћења времена:

  • Искреност. Ако нисте искрени у погледу утрошка времена, у чему је поента? Ви једини видите свој временски дневник (осим ако не одлучите другачије), па се скраћујете само ако лажете.
  • Доследност. У студијама о часописима о храни пронађено је да они који нису успели да смршају нису успели јер су одустали од дневника након само неколико дана. Да бисте добили стварну слику о томе како ваши сати проводе на доследан начин, потребно вам је најмање две недеље праћења времена. И то би требале бити „нормалне“ недеље - не током празника или пре одмора или нечег сличног. Идите на што типичнији временски распон.
  • Педантност. Ово је била друга ставка која је спречавала новинаре да препознају своје циљеве. Да би праћење времена било ефикасно, о томе заиста морате бити детаљни. Не размишљајте сатима, већ минутама. Првих неколико дана праћења детаљно сам описивао свој дан све до минута од када сам се пробудио до одласка у кревет. Затим сам наредних неколико дана радио у корацима од по пет минута. И на крају, током остатка две недеље, пратио сам у корацима од по петнаест минута. Да, треба мало времена, али то је само две недеље. Ти то можеш.

Поред ова три кључа, постоје два основна оквира за праћење времена:

  • По доба дана. Када пратите доба дана, записиваћете активност одређено време, рецимо 9-9: 15. Подесите тајмер за сваких 15 минута (у почетку, бар; може бити и дуже док сте у њега ушли) и одвојите брзу секунду да забележите оно што сте радили.
  • По задатку. Овом методом ћете нормално обављати свој дан и активности и једноставно записати у које време мењате задатке и започињете нешто ново.

Испробајте и једно и друго и погледајте шта вам одговара. Првих неколико дана праћења времена то сам радио по задатку. Записивао бих, до минута, када бих почео и престао да нешто радим и прешао на нову активност. Ово ми је помогло да схватим колико су ствари заправо трајале и како је мој дан био природно структуриран.

Након тога, прешао сам на праћење временских прираштаја, што је корисније за планирање, разумевање у које доба дана је већа вероватноћа да ћете губити време, како структурирати паузе итд. Друга предност је та што када имате тајмер да би вас подсетио да запишете оно што сте радили, он вас поново фокусира ако сте скренули са колосека.

Такође сам волео да додам неки контекст својим белешкама о праћењу времена. Ако сам „читао“, забележио сам коју књигу или часопис. Понекад сам приметио време или подцаст који сам слушао док сам возио. За „Кување кафе“ означио бих које печење сам користио и који метод: „Јамајка, тамно печење, француска штампа.“ „Играње са Грахамом“ (нашим малишаном) било је детаљније до „играња улова око куће са мало кошарке“. На тај начин је постао готово часопис поред само временског трагача. То није неопходно, али може бити угодно освртати се уназад.

После две недеље прецизног праћења, то ће скоро постати уобичајено. Успело је барем за мене. Иако сада не пратим тако пажљиво, често проверим време (бар током радног времена) и ментално се уверим да то максимално користим. Ако се осећам као да силазим, забележићу у џепну свеску шта радим и колико дуго, и брзо ћу се вратити на прави пут.

Чак и ако уопште не наставите са праћењем након завршетка двонедељног експеримента, и даље бисте требали проводити временску ревизију једном годишње или тако некако, само да бисте видели како су се ствари промениле и да бисте се држали на трагу (или да бисте поново поравнати ако су ствари кренуле). И наравно, увек можете и да направите инвентар ако се осећате као да бисте могли да исцедите мало више из својих дана (или, обратно, ако осећате да немате довољно времена!).

Дигитални алати

На тржишту постоји низ дигиталних алата који помажу људима да аутоматски прате своје време, пратећи притиске тастера и отворене апликације / картице да бисте видели шта сте радили. Генерално, мој сопствени закључак је био да, иако дигитални алати могу бити од помоћи, на њих се не треба ослањати током целог вашег праћења времена. Чак и ако сте цео дан на рачунару, једноставан дневник веб локација и апликација које сте користили можда неће бити од помоћи. Наравно, били сте на Фацебоок-у сат времена, али ако се бавите маркетингом, добар део тога (или чак све то) могао би бити у пословне сврхе. Само ви можете знати шта сте радили на одређеној веб локацији или у апликацији; дигиталне апликације то не могу учинити уместо вас.

Кад то кажете, они могу бити корисни додаци ономе што радите и помоћи вам да покренете памћење ако заборавите да нешто пријавите током неколико сати.

РесцуеТиме је лидер у простору. То је програм који преузимате и који ради у позадини рачунара како би пратио колико времена проводите на разним веб локацијама и апликацијама повезаним са вебом. Ради у више оперативних система, па чак и на Андроид телефонима. Такође нуди све врсте извештаја о томе како се троши ваше време, чак идући чак и до праћења ваше ефикасности и раста продуктивности ако унесете унапред постављене циљеве (као што је „потрошити један сат мање на е-пошту дневно“) .

Тоггл је основни тајмер за веб-апликације. Иако је првенствено намењен слободњацима или људима који требају да прате време клијента, његове робусне функције означавања и категоризације учиниле су га популарним за постављање циљева свих врста, од фитнеса до опште продуктивности. Практични графикони и графикони чине вашу продуктивност такође визуелном, што је корисно.

АТрацкер је доступан само на иОС-у, али је згодна апликација за лако праћење вашег времена. Једноставно додате уобичајене задатке (или губљење времена), кликните на њега да бисте означили да то радите у том тренутку, а када кликнете на следећи задатак или активност, претходни се аутоматски зауставља и бележи. Дакле, ручно пратите своје време, али то радите помоћу дигиталног интерфејса.

Еверноте, попут АТрацкер-а горе, врста је комбинације између дигиталног и аналогног. Користите уређај, али само да бисте евидентирали своје време, а не да га заправо пратите или графички прикажете. Користите Еверноте као лист папира; направите нову бележницу за своје временске евиденције и означите како су утрошени ваши сати.

Аналогни алати

Добра старомодна оловка и папир најбоље су ми функционисали. Уопште нисам користио ниједан дигитални алат, јер сам знао да ће то вероватно само по себи одвратити пажњу („Графикони и графикони моје продуктивности! Како продуктивно!“).

168 сати радног времена. Овај згодан образац радног листа креирала је ауторка Лаура Вандеркам. Једноставно записујете шта радите у корацима од 15 минута током читавих 168 сати недељно. Нека овај лист буде при руци на вашем столу, на кухињској плочи, на ноћном ормарићу. После неколико недеља имаћете прилично добру представу о својим највећим губицима времена, као и о томе колико дуго ствари трају заправо узимају наспрам онога што мислите да раде.

Џепна свеска. Џепна бележница је с разлогом класична. Стане у задњи џеп, па кад год промените задатке или активности, обележите их, ако је потребно, објашњењима. На пример, ако сте веб чланак читали због посла, означите га као такав насупрот „читању на мрежи“. Прегледајте на крају дана и погледајте да ли сте срећни због утрошка времена. Ако сте попут мене, скоро одмах ћете приметити шта је пошло по злу, шта вам је одвукло пажњу и изгубило време и имаћете здраву срамоту да поправите ситуацију. Непосредна одговорност ФТВ!

Када се осврнете на свој временски лист и видите пуни, продуктиван дан, осетићете неизмеран понос и што сте заиста заслужили своје опуштање и сан. Праћење времена није променило само начин на који сам проводио своје минуте и сате, већ и како гледам на свој живот и време овде на Земљи, у целини. Обавезно трошите време на ствари које су заиста битне.

Пратите своје време, промените свој живот. Узми 2017. за рогове.

_____________________________

Извори

Пројекат продуктивности аутор Цхрис Баилеи

168 сати аутор Лаура Вандеркам